Bố cục và cách viết email bằng tiếng Anh chi tiết

viết email bằng tiếng anh

Viết email bằng tiếng Anh chuyên nghiệp và chuẩn trong công việc không phải là điều dễ dàng đối với một số người hiện nay. Khi làm việc với khách hàng và đối tác quốc tế, bạn cần phải cẩn thận hơn trong việc viết email tiếng Anh.

Hãy tham khảo mẫu email tiếng Anh dưới đây từ Heenglish để nắm rõ cách viết email tiếng Anh, giúp bạn áp dụng một cách dễ dàng và hiệu quả trong công việc.

Bố cục chung khi viết Email bằng tiếng Anh

Bố cục chung khi viết email bằng tiếng Anh

Dưới đây là cấu trúc viết email bằng tiếng Anh thông dụng được đánh giá cao nhất:

Tiêu đề (Subject line)

  • Rõ ràng và ngắn gọn: Tiêu đề cần phải cung cấp một cái nhìn tổng quát về nội dung của email, giúp người nhận dễ dàng xác định mục đích của email.
  • Nêu rõ mục đích của email: Đảm bảo tiêu đề nói lên mục đích chính của email, ví dụ như Yêu cầu thông tin về dự án ABC hoặc Thư mời tham dự hội nghị XYZ.

Lời chào (Salutation)

  • Chọn lời chào phù hợp với mối quan hệ và ngữ cảnh: Sử dụng lời chào thích hợp cho từng mối quan hệ, ví dụ Dear Mr./Ms./Dr. [Họ và tên] cho mối quan hệ chính thức, Dear [Tên] cho quan hệ thân thiết hơn.
  • Sử dụng tên người nhận (nếu biết): Nếu không biết tên người nhận, bạn có thể sử dụng Dear Sir/Madam hoặc To whom it may concern.

Thân bài (Body)

  • Mở đầu: Giới thiệu bản thân và mục đích của email, ví dụ My name is [Tên] and I am writing to inquire about….
  • Nội dung chính: Trình bày thông tin, yêu cầu, hoặc ý kiến một cách rõ ràng và có tổ chức. Sử dụng đoạn văn ngắn và đơn giản, tránh sử dụng ngôn ngữ phức tạp hoặc thông tin không cần thiết.
  • Kết thúc: Tóm tắt lại thông tin quan trọng, cảm ơn người nhận, và nêu kế hoạch tiếp theo (nếu có), ví dụ I look forward to hearing from you soon hoặc Please let me know if you need any further information.

Lời chào cuối (Closing)

  • Chọn lời chào cuối phù hợp với mối quan hệ và ngữ cảnh: Ví dụ Sincerely hoặc Best regards cho mối quan hệ chính thức, Best wishes hoặc Kind regards cho quan hệ thân thiết hơn.
  • Đặt tên và chữ ký (nếu có): Ghi rõ tên của bạn và thông tin liên hệ, ví dụ địa chỉ email, số điện thoại, và vị trí công việc (nếu liên quan).

Cách viết email bằng tiếng Anh chi tiết

1. Phần Greeting – Chào hỏi

Nếu biết tên người nhận: Cấu trúc: Dear + title (danh xưng) + surname (họ).

Dear Mr. Nguyen, Dear Mrs. Smith, Dear Dr. Tran

Nếu quan hệ gần gũi, dùng first name:

Hi Tom, Dear Lucy….

Trường hợp trang trọng hơn hoặc không biết thông tin người nhận:

To whom it may concern hoặc Dear Sir/Madam

2. Opening comment – Hỏi thăm

Hỏi sức khỏe (thân mật):

  • How have you been? How’s everything going? (Bạn dạo này thế nào?)

Bức thư hồi đáp, nên bắt đầu bằng lời cảm ơn:

  • Thank you for your quick response (Cảm ơn vì đã phản hồi nhanh chóng)
  • Thanks for getting in touch with us (Cảm ơn đã liên hệ với chúng tôi)

3. Introduction – Lý do viết thư

Có thể sử dụng cấu trúc I am writing to + ….

  • I am writing to inquire about … (Tôi viết thư này để hỏi về…)
  • I am writing to confirm our meeting on … (Tôi viết thư này để xác nhận cuộc họp vào ngày…)
  • I am writing to apologize for … (Tôi viết thư này để xin lỗi về…)

Bạn cũng có thể sử dụng những cấu trúc câu sau để làm phong phú hơn nội dung thư của mình:

  • Tôi đang viết thư này để… – I am writing to…
  • thông báo cho bạn biết… – inform you that…
  • xác nhận… – confirm…
  • yêu cầu/ hỏi về… – request/ inquire about…
  • Tôi liên lạc với bạn vì… – I am contacting you for the following reason…
  • Tôi gần đây đã đọc/nghe về… và muốn biết… – I recently read/heard about… and would like to know…

Heenglish.com

Bạn cũng có thể mở đầu bằng cách nêu rõ mục đích của email này thông qua các mẫu câu tiếng Anh thông dụng như:

  • Cảm ơn email của bạn – Thank you for your email
  • Cảm ơn vì đã liên hệ với chúng tôi – Thank you for contacting us
  • Trả lời yêu cầu của bạn, … – In response to your request, …
  • Cảm ơn email của bạn về… – Thank you for your email regarding…
  • Liên quan đến cuộc điện thoại của chúng ta hôm qua… – With reference to our telephone conversation yesterday…
  • Theo cuộc họp của chúng ta tuần trước… – Further to our meeting last week…
  • Rất vui được gặp bạn ở London tháng trước – It was a pleasure meeting you in London last month
  • Tôi chỉ muốn xác nhận lại những điểm chính mà chúng ta đã thảo luận vào thứ Ba – I would like to confirm the main points we discussed on Tuesday

4. Main point – Nội dung chính

Phần này trình bày nội dung chính bạn muốn gửi tới người nhận, tiếp theo phần lý do viết thư. Phần nội dung chính có thể chia theo một số dạng sau:

  • Dạng 1: Đề cập đến vấn đề đã trao đổi trước đó

  1. As we discussed earlier,… (Như chúng ta đã bàn luận trước đây…)
  2. Regarding your previous email about… (Về email trước của bạn về…)
  3. Cảm ơn email của bạn vào ngày 15 tháng 3 – Thank you for your email dated March 15
  4. Cảm ơn vì đã liên hệ với chúng tôi – Thank you for reaching out to us
  5. Đáp lại yêu cầu của bạn, … – In response to your inquiry, …
  6. Cảm ơn email của bạn liên quan đến … – Thank you for your email concerning …
  7. Theo cuộc điện thoại của chúng ta hôm qua… – Referring to our phone call yesterday…
  8. Sau cuộc họp tuần trước của chúng ta… – Following our meeting last week…
  9. Gặp bạn ở London vào tháng trước là một niềm vui – Meeting you in London last month was a pleasure
  10. Tôi chỉ muốn xác nhận lại những điểm chính đã bàn vào Thứ Ba – I’d like to reiterate the key points we discussed on Tuesday
  • Dạng 2: Yêu cầu

  1. Could you please provide information about… (Bạn có thể cung cấp thông tin về…)
  2. I kindly request your assistance with… (Tôi rất mong nhận được sự hỗ trợ của bạn về…)
  3. We would greatly value your help in … – Chúng tôi rất trân trọng sự giúp đỡ của bạn trong…
  4. I would truly appreciate if you could … – Tôi thực sự biết ơn nếu bạn có thể…
  5. Please kindly send me … – Xin vui lòng gửi cho tôi…
  6. Would you mind sharing with us …? – Bạn có phiền chia sẻ với chúng tôi không?
  7. Additionally, I’d like to request … – Bên cạnh đó, tôi muốn yêu cầu…
  8. It would be beneficial if you could provide us with … – Sẽ rất hữu ích nếu bạn có thể cung cấp cho chúng tôi…
  9. Please inform me of your proposed solution. – Xin vui lòng thông báo cho tôi về giải pháp đề xuất của bạn.
  10. Do you need our support with …? – Bạn có cần sự hỗ trợ của chúng tôi trong việc … không?
  11. We are more than happy to … – Chúng tôi vô cùng hạnh phúc khi…
  12. We are eager to assist with … – Chúng tôi rất háo hức để hỗ trợ…
  13. Our company is ready to contribute to … – Công ty chúng tôi đã sẵn sàng đóng góp cho…
  • Dạng 3: Thông báo tin tốt

  1. We are delighted to inform you that …(Chúng tôi rất vui mừng thông báo với bạn rằng…)
  2. I am pleased to announce that … (Tôi hân hạnh thông báo rằng…)
  3. We are thrilled to share that … – Chúng tôi rất hào hứng chia sẻ rằng…
  4. I am excited to let you know that … – Tôi rất phấn khởi thông báo cho bạn biết rằng…
  5. You will be delighted to discover that … – Bạn sẽ rất hài lòng khi phát hiện ra rằng…
  • Dạng 4: Thông báo tin xấu

  1. Unfortunately, we have to inform you… (Thật không may, chúng tôi phải thông báo rằng…)
  2. We regret to inform you that… (Chúng tôi rất tiếc phải thông báo rằng…)
  3. We are sorry to inform you that … – Chúng tôi xin lỗi khi phải thông báo rằng…
  4. I regret to say that it is not feasible to … – Tôi lấy làm tiếc khi nói rằng không thể…
  5. Regrettably, we are unable to … – Đáng tiếc là chúng tôi không thể…
  6. After thorough consideration, we have made the decision (not) to … – Sau khi cân nhắc kỹ càng, chúng tôi đã đưa ra quyết định (không)…
  7. I am writing to express my dissatisfaction regarding … – Tôi viết để bày tỏ sự không hài lòng của tôi về…
  8. I am writing to voice my concerns about … – Tôi viết để nêu ra những lo ngại của tôi về…
  9. Please be advised that the products we ordered on (date) have not yet been delivered. – Xin lưu ý rằng sản phẩm chúng tôi đặt vào ngày … vẫn chưa được giao.
  10. We regret to notify you that our order number … is significantly delayed. – Chúng tôi rất tiếc khi thông báo rằng đơn hàng số … của chúng tôi đã bị trễ nghiêm trọng.

Đề cập đến tài liệu đính kèm:

Please find the attached document… (Xin lưu ý đến tài liệu đính kèm…)

Attached is the report you requested… (Báo cáo bạn yêu cầu đã được đính kèm…)

5. Concluding sentence – Kết thúc thư

Bạn có thể kết thúc thư bằng việc sử dụng một trong các cụm từ sau tùy tình huống:

  • Please let me know if you have any questions. (Vui lòng cho tôi biết nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào.)
  • Feel free to reach out if you need any further assistance. (Đừng ngần ngại liên hệ nếu bạn cần sự hỗ trợ thêm.)
  • I hope to hear from you soon. (Tôi hy vọng sẽ sớm nhận được phản hồi từ bạn.)
  • I would appreciate it if you could address this issue as soon as possible. (Tôi sẽ rất biết ơn nếu bạn có thể giải quyết vấn đề này sớm nhất có thể.)
  • If you require any additional information, please feel free to contact me. (Nếu bạn cần thông tin bổ sung, xin đừng ngần ngại liên hệ với tôi.)
  • I am looking forward to… (Tôi mong chờ…)
  • Kindly reply at your earliest convenience. (Xin vui lòng trả lời sớm nhất có thể).
  • Nếu bạn bắt đầu thư với Dear Mr, Dear Mrs, Dear Miss, hay Dear Ms, bạn nên kết thúc thư bằng cụm sau: Sincerely yours, (trân trọng).
  • Tuy nhiên, nếu bạn bắt đầu lá thư với Dear Sir, Dear Madam, hay Dear Sir or Madam, hãy dùng câu sau: Faithfully yours, (trân trọng)

6. Signing off – Ký tên

Trường hợp thân mật:

Cheers,

Take care,

Best wishes,

Trường hợp trang trọng (đã đề cập tên trong phần chào hỏi – Dear Mr, Mrs, Ms…)

Sincerely,

Kind regards,

Yours truly,

Trường hợp trang trọng (chưa đề cập tên trong phần chào hỏi – Dear Sir/Madam)

Yours faithfully,

Respectfully,

YouTube video

Một số từ viết tắt phổ biến khi viết email tiếng Anh

  1. ASAP: Tức “as soon as possible”, nghĩa là “càng sớm càng tốt”.
  2. CC: Tức “carbon copy”, dùng khi gửi thư cho nhiều người và muốn thông báo cho người nhận biết những ai cũng nhận được thư.
  3. ENC: Tức “enclosure”, dùng khi gửi kèm theo thư những tài liệu khác.
  4. PP: Tức “per procurationem”, có nghĩa là bạn ký thay cho người khác khi họ không có mặt để tự ký.
  5. PS: Tức “postscript”, dùng khi muốn thêm thông tin sau khi đã hoàn tất bức thư và ký tên (thường dùng trong thư viết tay).
  6. PTO (thông tục): Tức “please turn over”, đảm bảo người đọc biết rằng bức thư tiếp tục ở mặt sau.
  7. RSVP: Yêu cầu hồi đáp, có nghĩa là “please reply” (vui lòng hồi đáp).

Lưu ý khi viết email tiếng Anh

  1. Kiểm tra lại chính tả và ngữ pháp trước khi gửi
  2. Sử dụng định dạng thích hợp (font, màu sắc, cỡ chữ)
  3. Tránh gửi email khi đang tức giận hoặc xúc động quá mức.
  4. Tránh viết tắt: Hãy viết đầy đủ I am, I will, I have seen, I do not, … thay vì sử dụng I’m, I’ll, I don’t, I’ve seen.
  5. Tránh dùng từ thông tục, tiếng lóng, từ thân mật: Hạn chế sử dụng từ như wanna, kid, dad, mate, …
  6. Sử dụng ngôn ngữ lịch sự: Thay vì dùng want cho ngôi thứ nhất, hãy dùng would like. Không dùng should cho ngôi thứ 2, chỉ dùng cho ngôi thứ nhất. Sử dụng may hoặc could thay cho can, would thay cho will, …
  7. Giữ thái độ lễ độ: Dùng Dear ở đầu thư và sử dụng please khi muốn yêu cầu.
  8. Viết ngắn gọn, rõ ràng: Hãy đảm bảo câu văn ngắn gọn và đủ ý. Tránh dùng câu phức với nhiều mệnh đề.
  9. Sử dụng đúng dấu chấm câu: Hãy chú ý sử dụng đúng dấu chấm, chấm phẩy, phẩy, dấu hai chấm. Hạn chế dùng dấu chấm than (!).
  10. Tránh lỗi: Hạn chế lỗi văn phạm và lỗi chính tả.
  11. Tránh gây hiểu lầm: Hạn chế sử dụng từ hoặc câu nhiều nghĩa. Dùng từ đơn giản và dễ hiểu.

Mẫu email tiếng Anh cho các tình huống khác nhau

1. Email giới thiệu bản thân

Subject: Introduction – [Your Name]

Dear [Recipient’s Name],

I hope this email finds you well. My name is [Your Name] and I am [Your Position] at [Your Company/Organization]. I am reaching out to introduce myself and express my interest in [a specific topic, project, or collaboration].

I have [a brief overview of your experience and qualifications relevant to the topic]. I believe my background and expertise would make me a valuable addition to [the project or collaboration].

I would appreciate the opportunity to discuss [the specific topic, project, or collaboration] further. Please let me know if you have any availability for a call or meeting. I am looking forward to hearing from you.

Best regards,

[Your Name] [Your Email Address] [Your Phone Number]

2. Email yêu cầu thông tin

Subject: Information Request – [Topic]

Dear [Recipient’s Name]

I hope you are doing well. I am writing to request information about [specific topic or product]. [Provide a brief context or reason for your request.]

Could you please provide me with the following details:

[Detail 1] [Detail 2] [Detail 3]

I would appreciate it if you could send me this information at your earliest convenience. If you need any further information or clarification, please do not hesitate to contact me.

Thank you for your assistance.

Best regards,

[Your Name] [Your Email Address] [Your Phone Number]

3. Email đề nghị hợp tác

Subject: Collaboration Proposal – [Your Company/Organization]

Dear [Recipient’s Name],

I hope this message finds you well. My name is [Your Name], and I represent [Your Company/Organization]. We are interested in exploring potential collaboration opportunities with [Recipient’s Company/Organization].

At [Your Company/Organization], we specialize in [a brief overview of your company’s products/services]. We believe that our expertise could complement [Recipient’s Company/Organization]’s offerings and contribute to mutual growth.

I would appreciate the opportunity to discuss possible collaboration further. Please let me know if you would be available for a call or meeting at your convenience.

Looking forward to hearing from you.

Best regards,

[Your Name] [Your Email Address] [Your Phone Number]

4. Email cảm ơn

Subject: Thank You – [Event/Assistance]

Dear [Recipient’s Name],

I am writing to express my gratitude for [the specific event, assistance, or support provided by the recipient]. Your [help, guidance, or participation] made a significant impact on [the outcome or results].

I truly appreciate your generosity and support. If there is any way I can return the favor or assist you in the future, please do not hesitate to reach out.

Thank you once again, and I hope to stay in touch.

Warm regards,

[Your Name] [Your Email Address] [Your Phone Number]

5. Email gửi ứng tuyển công việc

Subject: Job Application – [Position] – [Your Name]

Dear [Recipient’s Name or Hiring Manager],

I hope this email finds you well. I am writing to express my interest in applying for the [Position] at [Company/Organization]. I have attached my resume and cover letter for your review.

With [number of years] years of experience in [specific field or industry], I believe my background and skills make me a strong candidate for this role. My experience includes [a brief overview of relevant accomplishments or qualifications].

Thank you for considering my application. I would appreciate the opportunity to discuss my qualifications further in an interview. Please feel free to contact me if you have any questions or require any additional information.

I look forward to the possibility of contributing to [Company/Organization] and hope to hear from you soon.

Best regards,

[Your Name] [Your Email Address] [Your Phone Number]

Như vậy, Heenglish đã giới thiệu viết email bằng tiếng Anh phổ biến và phùhợp nhất, giúp bạn biết cách soạn email tiếng Anh cho đối tác và khách hàng. Để nâng cao kỹ năng viết email tiếng Anh, bạn nên học và bổ sung vốn từ vựng hàng ngày tại Heenglish.com.